Potencial desaprovechado de la computación

Muchos programas de computación funcionan como compartimentos independientes, en lugar de hacerlo como un sistema integrado de aplicaciones. Esa falta de integración da como resultado mayor trabajo y menor productividad. Las organizaciones se arriesgan –en estos casos– a utilizar información no actualizada e imprecisa. Esto ocurre porque los datos almacenados en un sistema, no se pueden compartir ni sincronizar. Sucede corrientemente que los programas que controlan las ventas no se encuentran conectados con los programas de contabilidad. En ocasiones las contabilidades de las empresas se manejan con hojas de trabajo electrónicas como MS Excel.
Para poder afrontar las limitaciones en la integración de aplicaciones, las actividades de ventas de un solo proceso de negocio que cubren todos los límites de una aplicación, se deben dividir. Debido a que la información no está totalmente disponible a través de una sola aplicación, el personal de ventas se ve obligado a ir cambiando de aplicaciones para interactuar y acceder a información como, por ejemplo, clientes potenciales, ofertas e información de producto.
De esta forma, el personal de ventas tiene que emplear un tiempo valioso para conciliar la información e introducir datos manualmente para compensar la disparidad funcional.
Sin información precisa sobre un cliente, los vendedores confrontan dificultades a la hora de identificar la mejor estrategia, conseguir una venta y desarrollar la relación con el cliente. En lugar de liberar al personal de ventas para que se centre en las relaciones con los clientes, aquel tiene que dedicar mucho tiempo a tareas administrativas. La productividad y la eficacia del personal de ventas se ven así perjudicadas.

La integración es necesaria

Para hacer frente a estas áreas carentes de eficacia es necesario contar con una solución de integración que cubra tanto las aplicaciones de atención al público como las de gestión, respecto de datos, interfaz de usuario y procesos de negocio.
La fuerza de ventas necesita que la información esté lo más actualizada posible con independencia del lugar de almacenamiento de los datos y de su grado de dispersión en la empresa.
Requiere que toda la información pertinente relacionada con un cliente, ya sea sobre un pedido, presupuesto u oportunidad, se pueda consultar desde una sola aplicación. Además, necesita poder iniciar y finalizar un proceso de ventas completo desde una sola aplicación, con independencia de lo que ocurra en los límites de la misma. Para lograr cumplir todos estos requisitos es necesario contar con una solución basada en estándares abiertos que garantice una integración sencilla, sostenible y ampliable.

La integración ofrece los siguientes beneficios a las fuerzas de venta:

Necesidad mínima de introducción de datos. El vendedor emplea menos tiempo en introducir datos y corregir errores de duplicación de la información por ejemplo, cuando la información de una oportunidad en una aplicación de CRM (Customer Relationship Management o Gestión de las Relaciones con los Clientes) se convierte automáticamente en una oferta en el sistema de ERP (Enterprise Resource Planning o Aplicaciones de Planificación de Recursos Empresariales).
Se puede acceder a toda la información desde una sola aplicación. Toda la información que necesita un vendedor está disponible en una única y sencilla aplicación. Ya que los usuarios a partir de ahora pueden acceder a información de gestión (tanto de los productos como de las ofertas económicas) desde la aplicación de front office, se ahorra tiempo de formación en varias aplicaciones para la fuerza de ventas. Además, los vendedores pueden disponer de más información a la hora de interactuar con sus clientes, lo que permite ofrecer un mejor servicio.
Procesos de negocio automatizados. Al automatizar procesos de negocio claves como el paso de oportunidad a la oferta económica, el vendedor puede realizar todo el proceso de transacción en una sola aplicación de forma precisa, rápida y sencilla.